Audyty zapewniają wiarygodność!
Rzetelność, porównywalność i zgodność ze standardami – co decyduje o wiarygodności oceny krów mlecznych prowadzonej przez PFHBiPM. Przeczytaj w rozmowie z audytorami PFHBiPM.
autor: Rafał Morawski
W Polskiej Federacji Hodowców Bydła i Producentów Mleka kilka lat temu została powołana specjalna grupa audytorów ds. kontroli wewnętrznej, do której obowiązków należy audytowanie jednostek organizacyjnych oraz poszczególnych pracowników zespołu oceny w zakresie porównania stanu rzeczywistego ze stanem wymaganym procedurami prowadzenia oceny wartości użytkowej oraz zadaniami statutowymi Federacji.
Audytorów w PFHBiPM jest łącznie ośmiu, w tym tylko jedna kobieta. Dwóch zajmuje się audytami ogólnopolskimi, a sześcioro audytorów pracuje w stałych rejonach. O najważniejsze aspekty weryfikacji poprawności wyników oceny wartości użytkowej krów mlecznych pytamy Michała Goryńskiego z Regionu Oceny Północ oraz Zdzisława Chojnackiego z Biura PFHBiPM w Warszawie.
Jaki jest główny cel przeprowadzania audytów oceny wartości użytkowej bydła mlecznego?
Michał Goryński: Chodzi o zapewnienie i potwierdzenie wiarygodności, dokładności oraz porównywalności wyników oceny wartości użytkowej bydła. W tym celu weryfikujemy zgodność wyników z obowiązującymi standardami i procedurami wewnętrznymi.
Które obszary podlegają audytom w pierwszej kolejności w celu potwierdzenia wiarygodności wyników?
M.G.: W pierwszej kolejności audytowane są krytyczne obszary, które bezpośrednio wpływają na dane źródłowe, a więc poprawność i spójność pomiarowa w terenie, próbny udój wraz z rejestracją zdarzeń, a także identyfikacja zwierząt i weryfikacja ich pochodzenia.
Jakie procesy i systemy są obejmowane audytami?
Zdzisław Chojnacki: Audyty mają charakter całościowy – od poziomu gospodarstwa po przetwarzanie i wykorzystanie danych. Obejmują cały łańcuch procesu oceny od przyjęcia stada pod ocenę, poprzez weryfikację danych hodowcy, bezpośrednie prowadzenie lub nadzorowanie próbnego udoju, kontrolę zapewnienia spójności pomiarowej (w tym sprawdzania okresów kalibracji sprzętu), następnie analizę danych zarejestrowanych w systemie informatycznym FedInfo, weryfikację pochodzenia aż po kwalifikacje personelu, kończąc na przygotowaniu wyników rocznych. Bez tych elementów audyt nie potwierdza rzetelności OWUB.
Jakie standardy, przepisy wewnętrzne lub regulacje zewnętrzne stanowią kryterium oceny zgodności w prowadzonych audytach?
Z.Ch.: Opieramy się przede wszystkim na wewnętrznych procedurach PFHBiPM (np. procedura nadzoru i inne procedury szczegółowe regulujące wszystkie etapy prowadzonej oceny), standardach międzynarodowych Międzynarodowego Komitetu ds. Oceny Wartości Użytkowej Zwierząt Gospodarskich (ICAR), a także pozostałych wewnętrznych przepisach, które dotyczą realizowanej usługi oceny. A zatem audyt OWUB w PFHBiPM nie polega na „uznaniowej ocenie”, lecz na porównaniu realnych działań z jasno określonymi standardami ICAR, przepisami prawa i wewnętrznymi metodykami PFHBiPM.
Jakie są kryteria audytowania?
Z.Ch.: To zależy, czego dotyczy audyt, bo kryteria audytowania są zawsze dobierane do jego zakresu i celu. Kryteria audytowania to konkretne wymagania określone w dokumentach kontrolnych i procedurach (np. dotyczące dokładności pomiarów w trakcie próbnego udoju czy wymogi dla spójności pomiarowej), na podstawie których audytor ocenia prawidłowość działań zootechnika prowadzącego ocenę lub hodowcy – w przypadku oceny metodą B, czyli „Zrób to sam”.
Przybliżmy zatem czytelnikom kluczowe etapy audytu.
Z.Ch.: Uproszczony schemat jest następujący: planowanie, następnie realizacja, raportowanie i działania naprawcze. A zatem kluczowe etapy obejmują staranne zaplanowanie i przygotowanie audytu, rzetelne przeprowadzenie obserwacji, wywiadów oraz analizę danych w systemie FedInfo i dokumentacji prowadzonej w gospodarstwie. Kolejne etapy to pogłębiona analiza porównawcza wyników wraz z jednoznacznym określeniem przyczyn ewentualnych niezgodności, a w konsekwencji sporządzenie kompletnego protokołu audytu oraz klarowna prezentacja wniosków końcowych (pokontrolnych).
Dysponujemy protokołem z kontroli. Jak wyglądają kolejne kroki?
M.G.: Po sporządzeniu protokołu jednostka kontrolowana przygotowuje przemyślany i spójny plan działań naprawczych, ukierunkowany na trwałe usunięcie przyczyn stwierdzonych niezgodności. Następnie konsekwentnie wdraża zaplanowane działania oraz rzetelnie dokumentuje ich realizację. Zapewniona jest przy tym pełna przejrzystość i skuteczność procesu doskonalenia.
Czy audyt obejmuje również weryfikację wdrożenia działań korygujących?
M.G.: Tak. Szczegółowa weryfikacja wdrożenia działań korygujących stanowi integralny i niezwykle istotny element całego cyklu nadzoru. Jej celem jest potwierdzenie, że zaplanowane działania zostały skutecznie wdrożone oraz realnie przyczyniły się do trwałego wyeliminowania przyczyn zidentyfikowanych niezgodności.
W jakim stopniu audyty podnoszą efektywność oraz zapewniają wysoki poziom zgodności działań realizowanych w ramach oceny wartości użytkowej bydła?
Z.Ch.: Audyty poprawiają przede wszystkim efektywność i zgodność wykonywanych przez pracowników zadań. Jest to możliwe dzięki przestrzeganiu procedur na każdym etapie prowadzenia oceny wartości użytkowej bydła. Rola audytów nie ogranicza się wyłącznie do kontroli – są one przede wszystkim narzędziem doskonalenia systemowego. Wymuszają działania zmierzające do eliminacji ewentualnych błędów już na bardzo wczesnych etapach (np. w pomiarach i weryfikacji danych), co skutkuje większą wiarygodnością danych końcowych oraz szybszym i pewniejszym postępem hodowlanym, jaki uzyskują hodowcy, którzy korzystają z usług realizowanych przez PFHBiPM. Regularne audyty budują świadomość jakości i odpowiedzialności wśród osób zaangażowanych w OWUB, sprzyjają standaryzacji pracy i przestrzeganiu dobrych praktyk, wzmacniają zaufanie hodowców do systemu oceny, wspierają ciągłe doskonalenie, a nie jednorazową korektę błędów.
Czy audyty są postrzegane jako „karna” kontrola?
M.G.: Audyt nie jest narzędziem wymierzania „kary”. To raczej element systemu wsparcia i doskonalenia jakości. Jego głównym celem jest wczesne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości oraz pomoc w ich skorygowaniu, zanim wpłyną one na wiarygodność wyników oceny. Audytor odgrywa w tym procesie rolę partnera, który wskazuje obszary wymagające poprawy i wspiera jednostki kontrolowane w prawidłowym wdrażaniu procedur.
A więc hodowcom, którzy korzystają z oceny wartości użytkowej bydła PFHBiPM, audyt przynosi raczej same korzyści, prawda?
Z.Ch.: Za audytem idzie wyższy standard usług, wyższa efektywność produkcji i lepsze wyniki ekonomiczne, poczucie równego traktowania i uczciwej oceny. Dla hodowcy audyty oznaczają przede wszystkim bezpieczeństwo danych – pewność, że wyniki oceny są rzetelne, porównywalne i zgodne z międzynarodowymi standardami. Przekłada się to bezpośrednio na wiarygodność rankingów, trafność decyzji hodowlanych oraz ochronę interesów hodowcy w przypadku analiz porównawczych czy publikacji wyników. Dzięki audytom procedury są jednakowe dla wszystkich hodowców, wyniki są porównywalne między stadami i regionami, a system oceny jest stabilny i przewidywalny.
