Kto ma SOL-a, ten ma władzę ograniczenia i możliwości użytkowników programu
Rejestrujący się w SOL-u poprzez formularz rejestracyjny na stronie programu zakłada konto tzw. Głównego Użytkownika Gospodarstwa (GUG) i tylko on uzyskuje w tym momencie dostęp do danych tego gospodarstwa. Często się zdarza, że pracuje w nim lub dla niego wiele osób, dlatego dzisiaj chcemy pokazać, jak GUG może „przedstawić” programowi SOL swoich współpracowników i organizować ich pracę.
tekst: Izabela Trochimiuk
GUG – czyli, co wolno wojewodzie…
GUG to albo właściciel (lub zarządca) gospodarstwa, albo osoba upoważniona przez tegoż właściciela. Dysponuje on wszystkimi uprawnieniami dostępnymi w programie – od rejestracji zdarzeń przez zmianę ustawień parametrów wartości analiz po nadawanie i odbieranie uprawnień innym użytkownikom.
GUG posiada pewne uprawnienia, które są zastrzeżone tylko dla niego i których (nawet gdyby chciał) nie może przekazać innym użytkownikom. Do tej wąskiej grupy należą uprawnienia wskazane na rysunku. Warto zwrócić uwagę, że wyłącznym uprawnieniem GUG-a jest podejmowanie decyzji, które mogą pociągnąć za sobą konsekwencje finansowe (np. uruchomienie płatnego modułu) albo otworzyć dostęp do informacji o gospodarstwie innym osobom.
Użytkownicy programu SOL i obsługa gospodarstwa
Funkcje związane z użytkownikami oraz innymi osobami z obsługi gospodarstwa można znaleźć w menu głównym, w zakładce „Gospodarstwo”. GUG może wprowadzać do programu kilka rodzajów swoich współpracowników (pracowników). Pierwszy z nich to „użytkownik SOL”. Po kliknięciu niebieskiego kafelka „Dodaj pracownika” pokaże się formatka, w której należy wypełnić dane osobowe, a także podać login, którego ta osoba będzie używała, i adres mailowy, który będzie powiązany z kontem nowego użytkownika. Na ten adres zostanie wysłane hasło do logowania. Stworzony w ten sposób użytkownik programu SOL może w tym programie aktywnie działać. Co to znaczy? Użytkownik może przeglądać informacje zawarte w programie oraz przeprowadzać w nim te działania, do których GUG go upoważnił. Domyślnie ustawione uprawnienia dotyczą rejestracji zdarzeń, wpisywania terminów do kalendarza czy dopisywania nowo przybyłych zwierząt do gospodarstwa – czyli rejestrowania wszystkich czynności związanych ze zwierzętami. Ograniczone są jedynie funkcje dotyczące dokumentacji oraz komunikacji z innymi systemami. Domyślnie użytkownik nie ma np. uprawnień do generowania wykazu zdarzeń czy rejestrowania ilości mleka pozyskanego od krów. GUG może dowolnie zmieniać domyślne ustawienia uprawnień użytkownika – nadawać nowe, ale też odejmować wcześniej przyznane. Nie ma limitu dolnego czy górnego przypisanych uprawnień użytkownika – GUG może mu przypisać lub odjąć wszystko. Wyjątkiem są wcześniej wspomniane uprawnienia zastrzeżone tylko dla GUG-a.
Drugi rodzaj osób występujących w programie SOL to „obsługa gospodarstwa”, co w tym przypadku oznacza osoby pracujące w gospodarstwie, które nie są użytkownikami programu SOL. Osoba zarejestrowana jako „obsługa gospodarstwa” nie ma dostępu do programu, jednakże może w nim występować jako „wykonawca” zdarzeń odnotowywanych w SOL-u. Mogą to być pracownicy gospodarstwa (np. obsługa zwierząt) lub osoby z zewnątrz (np. inseminator). Zarejestrowanie ich w programie umożliwia GUG-owi (i innym użytkownikom) wskazywanie takich osób jako wykonawców czynności, rejestrowanych w SOL-u (np. inseminacji), lub jako źródła zapisywanych informacji (np. dotyczących zdrowia zwierząt). Ułatwia to osobie zarządzającej gospodarstwem nadzorowanie pracy takich osób. Warto zwrócić uwagę, że wśród informacji o pracowniku znajduje się także numer telefonu. Umożliwia to automatyczne przekazywanie pracownikom wiadomości SMS z przypomnieniami o terminie wykonania danej czynności (np. podania leku).
Wszystkie osoby wprowadzone przez GUG-a do programu znajdują się na wykazie „Użytkownicy i pracownicy”.
Własny klucz
Każdy użytkownik programu SOL ma własne, znane tylko jemu login i hasło. System indywidualnych loginów i haseł nie tylko zabezpiecza program przed nieuprawnionym dostępem. Pozwala także ustalić, kto i kiedy wprowadził do programu daną informację, zmienił ją bądź usunął.
• Zdecydowanie zalecamy, aby każdy użytkownik programu SOL korzystał z niego, logując się za pomocą własnego loginu i hasła.
• Odradzamy ujawnianie komukolwiek własnego hasła.
• Nie polecamy udostępniania programu innej osobie, gdy jesteśmy zalogowani za pomocą własnego loginu i hasła.
Dlatego zdecydowanie zalecamy, aby każdy użytkownik programu korzystał z niego, logując się za pomocą własnego loginu i nie ujawniał nikomu ani tym bardziej nie rozpowszechniał własnego hasła – może to powodować niechciane błędy. Nie polecamy również udostępniania programu innej osobie, gdy jesteśmy zalogowani za pomocą własnego loginu i hasła.
Zmienianie danych konta pracownika
Gdy nazwa użytkownika ukaże się na wykazie, możemy zmodyfikować jego dane, a także zmienić zakres uprawnień, jakich mu udzielamy. Poprawianie informacji użytkownika rozpoczyna się od kliknięcia kwadratu z trzema kropkami, który znajduje się przy jego nazwisku. W ramach modyfikacji można zmienić lub dopisać jego dane.
Opcja przydzielania uprawnień do funkcji umożliwia nadawanie i odejmowanie odpowiednich uprawnień użytkownikom. Uprawnienia dotyczą wykonywania danego rodzaju czynności. Dla przykładu, jeden użytkownik może mieć prawo do wprowadzania informacji o wszystkich możliwych zdarzeniach, a inny tylko do danych o zdarzeniach dotyczących rozrodu. Przypisanie użytkownikowi uprawnienia oznacza, że ma on możliwość rejestracji, edycji i usuwania danego rodzaju zdarzeń. Jeżeli odbierzemy mu uprawnienie, będzie mógł nadal przeglądać wprowadzone zapisy, ale nie będzie już mógł sam tych zapisów robić. Dla przykładu, użytkownik, któremu odebrano uprawnienie do rejestracji pokryć, będzie nadal widział listę inseminacji wykonanych u danej samicy, ale nie będzie mógł dopisać nowych ani edytować tych, które są już wpisane.
GUG może w każdej chwili i według własnego uznania cofnąć użytkownikowi niektóre lub wszystkie uprawnienia albo całkowicie uniemożliwić mu dostęp do programu!
Warto podkreślić, że w przypadku każdej zmiany dokonywanej w programie przez użytkowników SOL odnotowuje, kto i kiedy tę czynność wykonał i na czym polegała zmiana. GUG może zatem w dowolnej chwili sprawdzić, kto i jakie zdarzenia zapisał w jego gospodarstwie. Daje mu to pełną kontrolę nad poczynaniami pozostałych użytkowników programu. Pozwala też bez trudu ustalić odpowiedzialnego za wprowadzenie nieprawdziwych informacji lub niepotrzebnej modyfikacji wpisów dokonanych przez inną osobę.
Świat to scena…
Każdej osobie zapisanej w programie SOL (zarówno użytkownikowi, jak i członkowi obsługi) można dopisać rolę, jaką ta osoba odgrywa w gospodarstwie. Dzięki temu program podpowiada nazwiska osób, które mogą być wykonawcami danych zdarzeń, przedstawiając (w postaci rozwijanego menu) osoby upoważnione do wykonywania konkretnych czynności. Dokładnie rzecz biorąc, w polu „Wykonał” pokazywane są nazwiska tych osób, które mają przypisaną odpowiednią rolę. W programie występują następujące role: inseminator, który jest uprawniony do wykonywania inseminacji; osoba stwierdzająca cielność, która przeprowadza badania na cielność; osoba przeprowadzająca ocenę kondycji (BCS) oraz „weterynaria”.
Rola przypisywana pracownikowi nie oznacza, że jest to osoba zatrudniona na takim stanowisku lub że posiada formalne uprawnienia do wykonywania danego zajęcia. Dla przykładu, osoba z rolą „weterynaria” nie musi być lekarzem weterynarii. Przypisana jej rola informuje jedynie program, że osoba ta może zostać wskazana jako „wykonawca” przy rejestracji objawów chorobowych i chorób, a także wykonanych zabiegów leczniczych lub profilaktycznych. Konsekwentnie, gdy usuniemy przypisaną danej osobie rolę, jej nazwisko przestanie się ukazywać jako sugerowane w polu „Wykonał”, gdy rejestrujemy zdarzenia weterynaryjne.
Użytkownicy spoza gospodarstwa
Obok przycisku „Dodaj pracownika” znajduje się przycisk „Dodaj pracownika z zewnątrz”. Jest to rodzaj furtki, za pomocą której GUG może dać dostęp do programu SOL osobie, która ma już do niego dostęp, ale w innym gospodarstwie. Po co miałby to robić? Jest to wygodne w przypadku osób, które regularnie współpracują z wieloma gospodarstwami użytkującymi program SOL. Takim „użytkownikiem z zewnątrz” może być np. lekarz weterynarii lub doradca żywieniowy. Jeśli taka osoba ma już konto w programie, założone w innym gospodarstwie, to GUG może ją łatwo dodać jako użytkownika w swoim gospodarstwie. Wystarczy wskazać adres mailowy przypisany tej osobie w programie. Rejestrowanie lekarzy weterynarii czy doradców jako „użytkowników spoza gospodarstwa” jest wygodne również dla tych osób. Posługują się one wtedy jednym loginem i jednym hasłem, niezależnie od tego, do którego gospodarstwa chcą zajrzeć. GUG ma w stosunku do „użytkownika z zewnątrz” władzę równie absolutną, jak w przypadku innych użytkowników w swoim gospodarstwie. Może mu dowolnie nadawać i odbierać uprawnienia. Może też w każdej chwili całkowicie odciąć mu dostęp do swojego gospodarstwa.
Przejęcie pałeczki
GUG może być w danym gospodarstwie tylko jeden. W przypadku gdy zaistnieje potrzeba zmiany Głównego Użytkownika Gospodarstwa, należy się skontaktować z SOL-asystentem. Dotychczasowy GUG (lub właściciel gospodarstwa) musi wysłać maila z danymi nowego GUG-a. SOL-asystent skontaktuje się wtedy z nowym kandydatem w celu potwierdzenia jego tożsamości. Po pozytywnej weryfikacji nastąpi zmiana danych i zostaną wysłane dwa maile: jeden – powitalny do nowego Głównego Użytkownika Gospodarstwa, i drugi – do byłego już GUG-a w celu poinformowania go o zaistniałej zmianie.
Udostępniać czy nie udostępniać
Praca w gospodarstwie to współpraca wielu osób. Gorąco zachęcamy do wykorzystywania programu SOL jako narzędzia do organizowania tej współpracy. Im więcej użytkowników, tym większa pewność, że żadna istotna informacja nie zostanie zapomniana lub przegapiona. Zawsze jednak to GUG i tylko GUG decyduje, czy i komu umożliwia dostęp do swojego gospodarstwa w SOL-u. Bez jego zgody taki dostęp nie jest udzielany nigdy i nikomu.
